Informations pratiques


Voyage

Tous les vols sont au départ de Paris sur des lignes régulières (American Airlines, Air France, Delta Airlines, Air Canada, etc.). Nous ne pourrons être tenus responsables des modifications de dates de transport aérien indiquées. En cas d’annulation d’un séjour, pour des motifs impératifs ou un nombre insuffisant de participants, le remboursement des sommes versées exempte l’association de toute indemnisation.

Prix

Tout compris de Paris à Paris. Arrêtés le 19 Décembre 2016, ils pourront être modifiés en fonction de l’augmentation des tarifs aériens ou des variations des taux de change. L’adhésion obligatoire à l’Association (50 € par participant) est à ajouter au prix du séjour.

Les taxes aériennes sont incluses sur la base de 350 € par billet. Toute augmentation appliquée par la compagnie aérienne jusqu’à l’émission des billets pourra être répercutée sur le prix total du séjour.

Règlement

Nous acceptons les paiements par chèque , carte bancaire (sauf American Express) et chèques vacances (sauf règlement de l’adhésion d’un montant de 50€).

Conditions d'annulation

Si l’annulation nous parvient :

  • Plus de 90 jours avant le départ, aucun frais (seul le montant de l’adhésion 50 € restera acquis)
  • De 90 à 60 jours avant le départ, 30 % du montant total restent dûs
  • De 60 à 30 jours avant le départ, 40 % du montant total restent dûs
  • Moins de 30 jours avant le départ, 100 % du montant total restent dûs (voir Assurance/Annulation ci-dessous)

En cas de non présentation au départ ou au retour, aucun remboursement ne sera consenti.

Assurance Annulation Optionnelle : nous proposons une Assurance Annulation à souscrire au moment de l’envoi de votre dossier complet d’inscription.

Assurance / Assistance

Nous avons souscrit une assurance collective auprès d’AVI International : contrat APEC N° IB1600283FRLS

Elle est incluse dans le prix du séjour et vous couvre pour les garanties suivantes :

  • Frais médicaux et d’hôpital : 300 000 €
  • Frais de rapatriement médical : 150 000 €
  • Visite immédiate d’un parent en cas d’hospitalisation de plus de 72 heures
  • Responsabilité civile étendue
  • Assurance personnelle accidents : 75 000 €
  • Tous risques bagages : 1 000 €

Nous vous remettrons ultérieurement votre PASS’PORT SECURITE regroupant le détail de toutes les garanties.

Comités d'entreprise

Nous vous adresserons, si vous en faites la demande, les justificatifs nécessaires pour obtenir une participation financière de votre comité d’entreprise.

Agrément du MINISTÈRE DU TOURISME N° AG. 075.95.0053

Agrément du MINISTÈRE DE LA JEUNESSE ET DES SPORTS N° 0750CV0575

Registre des Opérateurs de Voyages et de Séjours N°IM075110312

Vous devez être en possession d’un passeport biométrique (valable six mois au-delà de la date de retour du voyage) et d’une autorisation ESTA (pour les Etats-Unis) ou AVE (pour le Canada) à compléter individuellement avant le départ.

Depuis le 12 Janvier 2009, il est indispensable d’obtenir l’ESTA (Electronic System for Travel Authorization) ou autorisation de voyage électronique, qui est un document obligatoire, valable deux ans, pour les voyages aux Etats-Unis.

Pour effectuer votre demande, vous aurez besoin de vous munir de votre numéro de passeport, de votre adresse aux USA ainsi que du nom de votre famille d’accueil. Cette autorisation peut être demandée jusqu’à 72h avant le départ au plus tard. L’ESTA coûte 14$ (paiement en ligne par carte bancaire obligatoirement) et vous est délivrée immédiatement.

Cette demande est à réaliser directement en ligne sur le site : https://esta.cbp.dhs.gov

Attention aux arnaques, veillez à bien vous rendre uniquement sur ce site !

Depuis le 15 Mars 2016, vous devez impérativement obtenir une autorisation de voyage nommée « AVE ». Elle est valable cinq ans.

Même si vous ne faites que transiter par le Canada, cette autorisation reste obligatoire.

Cette demande est à réaliser directement en ligne sur le site : http://www.cic.gc.ca/francais/visiter/ave.asp

Cette autorisation coûte 7$ canadiens (paiement en ligne par carte bancaire obligatoirement) et vous est délivrée immédiatement.

Apec Voyages vous garantit une permanence d’urgence en France 24h/24 pendant toute la durée du séjour de votre enfant.

Le numéro d’appel figurera sur la convocation envoyée une semaine avant le départ.

Cette permanence sert uniquement à gérer des situations d’urgence qui exigent une attention immédiate. Pour toute autre question, notre équipe est à votre écoute et à votre service pendant les heures de bureau.

Completer le formulaire d’inscription

Cliquer sur l’onglet «Formulaire d’inscription» pour accéder au formulaire d’inscription.

Indiquer 3 choix de destinations par ordre de préférence.

Vous recevrez par retour un mail de confirmation.

Après réception du mail de confirmation

Veuillez adresser par courrier un chèque d’adhésion de 50 € à l’ordre d’APEC : 12 rue Sainte Anne – 75001 PARIS ou nous contacter au 01 40 20 40 08 si vous souhaitez effectuer ce paiement par carte bancaire.

A la suite de ce paiement

Nous vous enverrons le dossier « FAMILY STAY APPLICATION », qui nous permettra de mieux vous connaître. Nous le transmettrons ensuite aux responsables aux USA ou au Canada et à votre famille d’accueil.

Dans le courant du mois de mai

Vous serez invités à participer à une RÉUNION D’INFORMATION. Nous vous présenterons un film réalisé au cours d’un séjour précédent et nous répondrons à toutes vos questions. À cette occasion, nous vous remettrons votre livret d’Assurance/Assistance et un dossier de voyage.

En juin

Nous vous confirmerons :

  • les coordonnées de vos familles d’accueil
  • les numéros de téléphone des responsables locaux et des accompagnateurs français.

Une semaine avant le depart

Vous recevrez la convocation confirmant les horaires de vol et le point de rendez-vous à l’aéroport.

Séjours en famille aux USA - Été 2017

  • Attention, cette adresse sera utilisée pour le suivi de votre dossier
  • Etablissement scolaire

  • Choisissez 3 destinations par ordre de priorité :